Mitarbeiterfotos und Datenschutz

• Bei der Verwendung von Mitarbeiterfotos ist es wichtig, eine schriftliche Einwilligung einzuholen – selbstverständlich freiwillig. Die Mitarbeiter müssen darüber aufgeklärt werden, dass sie ihre Zustimmung jederzeit widerrufen können. Damit eine Einwilligung im Arbeitskontext als freiwillig gilt, muss sie ohne Druck erteilt werden. Das bedeutet, dass den Mitarbeitenden keine Nachteile entstehen dürfen, falls sie nicht einwilligen. Eine gute Praxis ist es, die Einwilligung unabhängig vom Arbeitsvertrag zu einem späteren Zeitpunkt, z.B. im On-Boarding-Prozess, einzuholen.
• Generell ist es empfehlenswert, die Einwilligung eines Mitarbeiters so detailliert wie möglich zu gestalten. Wenn ein Unternehmen plant, die Fotos der Mitarbeiter in verschiedenen Bereichen einzusetzen – wie beispielsweise auf der Website, in sozialen Medien oder bei Veranstaltungen –, sollten diese Verwendungskategorien explizit aufgeführt werden. Dies ermöglicht es dem Mitarbeiter, gezielt für jede einzelne Kategorie seine Zustimmung zu erteilen oder sie abzulehnen. Dies sorgt für zusätzliche Transparenz.
• Der betroffene Mitarbeiter sollte vorab wissen, wo und wie sein Foto veröffentlicht wird. Die Vereinbarung kann zum Beispiel festlegen, dass die Einwilligung für die gesamte Auflage eines Druckerzeugnisses gilt. Sollte der Mitarbeiter seine Einwilligung entziehen, bevor die gesamte Auflage verbreitet wurde, kann die Firma diese Publikation weiterhin verwenden, das Foto aber nicht für eine Neuauflage nutzen.
• Wer auf der sicheren Seite sein will, schließt mit seinen Mitarbeitern einen sogenannten „Model Release Vertrag“ ab. Hier wird eine Zustimmung zur Anfertigung von Fotos und deren Nutzung (wo, wie und wie lange) gegeben. Der Mitarbeiter erhält dafür eine Vergütung. Dies muss nicht unbedingt eine Bezahlung sein, es kann sich z.B. auch um einen Sachwert handeln.
• Es gibt Ausnahmefälle, in denen Mitarbeiterfotos ohne explizite Einwilligung angefertigt werden dürfen, wenn ein berechtigtes Interesse des Unternehmens vorliegt. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn die Fotos für das Beschäftigungsverhältnis notwendig sind, wie etwa für Mitarbeiterausweise mit Lichtbild. In Hochsicherheitsbereichen kann darüber hinaus eine rechtliche Verpflichtung bestehen, Fotos zu erstellen.

Um rechtliche Klarheit zu schaffen, ist es für Unternehmen ratsam, Mitarbeiterfotos nach ihrem Verwendungszweck zu kategorisieren und dementsprechend zu verfahren:

• Fotos für interne Zwecke wie Intranet oder Mitarbeiter-Tools: Diese sollten als Teil des Off-Boarding-Prozesses unmittelbar nach dem Ausscheiden des Mitarbeiters gelöscht werden.
• Fotos in internen Medien, bei denen eine Löschung nicht unmittelbar möglich ist, etwa in Newslettern oder Firmenzeitschriften: Hier wird es komplizierter, besonders wenn frühere Ausgaben ohne eine ausdrückliche Einwilligung des Mitarbeiters veröffentlicht wurden. Fehlt eine solche Einwilligung, wäre theoretisch eine Löschung notwendig. Aufgrund des hohen Aufwandes könnte man jedoch das berechtigte Interesse des Unternehmens anführen, um eine Löschung zu umgehen. Zudem stellt sich die Frage nach der Relevanz: Ist es wirklich bedenklich, wenn das Foto eines ehemaligen Mitarbeiters in einer mehrere Jahre alten Ausgabe erhalten bleibt? Negative Darstellungen eines Mitarbeiters sind in internen Publikationen ohnehin selten anzutreffen. Dennoch sollten Unternehmen auch überlegen, interne Publikationen nicht unbegrenzt vorzuhalten, da veraltetes Material meist von geringem Interesse ist.
• Fotos für die Darstellung des Mitarbeiters nach außen: Auch diese sollten direkt nach dem Ausscheiden des Mitarbeiters entfernt werden.
• Fotos für externe Medien, die nicht unmittelbar an die Mitarbeiterrolle gebunden sind, wie in Imagebroschüren oder -filmen: Hier sollte eine schriftliche Vereinbarung über die weitere Nutzung getroffen werden, sofern diese nicht bereits Teil der ursprünglichen Einwilligung war.