Meine Rolle: Datenschutz-Consultant
Erstaufnahme der Verarbeitungen, Fachbereichs-Interviews, VVT-Erstellung, IT-Landschafts-Erstellung, Umsetzung von Löschkonzepten
Anna Cardillo, Partnerin bei der MYLE Rechtsanwaltskanzlei und ausgezeichnete Top-Anwältin für Datenschutzrecht (Wirtschaftswoche 2023 und 2024)
„Nicole ist eine wahre Expertin in der Stukturierung und Darstellung von komplexen Themen. Und dazu zählt der Datenschutz. Mit über 30 Jahren Erfahrung in verschiedenen digitalen Rollen und als Datenschutzbeauftragte und -auditorin, ist sie für mich eine unverzichtbare Unterstützung. Besonders schätze ich ihre Fähigkeit, die richtigen Fragen zu stellen und Lösungen zu erarbeiten, die meine Arbeit enorm erleichtern. Ihre ruhige Art schafft eine angenehme Atmosphäre bei meinen Kunden, und dank ihrer strukturierten Vorgehensweise liefert sie beeindruckende Ergebnisse, gerade auch durch ihre übersichtlichen Vorlagen und anschaulichen Grafiken – ich kann Nicole nur wärmstens empfehlen.“
Die Herausforderung:
Die steigende Nachfrage nach ihrer Expertise führte bei Anna zu einem Engpass bei der Durchführung der umfangreichen Erstbestandsaufnahme bei Neukunden, die jedoch essenziell für eine fundierte Datenschutzberatung sind. Diese erste Phase der detaillierten Aufnahme von Verarbeitungstätigkeiten, Prozessen und IT-Systemen band bei ihr wertvolle Ressourcen. Auch die umfassende Begleitung der Löschkonzept-Implementierung beanspruchte zunehmend ihre Kapazitäten.
Das Ziel:
Anna benötigte eine Lösung, um schnell eine effiziente, strukturierte und nachvollziehbare Bestandsaufnahme aller Verarbeitungen und IT-Systeme, die personenbezogene Daten betreffen, zu erhalten. Diese Grundlage sollte es ihr ermöglichen, direkt in die weiterführende Datenschutzberatung einzusteigen, ohne wertvolle Zeit mit der initialen Datenerfassung zu verlieren.
Die Lösung:
An dieser Stelle kam meine Expertise ins Spiel. Mit meiner langjährigen Erfahrung übernahm ich die Aufgaben der ersten Bestandsaufnahme.
- Strukturierte Datenerfassung: Selbstständig sichtete ich die vorhandenen datenschutzrechtlichen Dokumente und transformierte diese in eine klar strukturierte Grundlage für das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT). Bei bereits existierenden VVTs optimierte ich deren Struktur für eine verbesserte Nutzbarkeit in den Folgeprozessen.
- Fundierte Fachbereichsinterviews: Durch eigenständige Gespräche mit den Fachbereichen erfasste ich detaillierte Informationen zu den Verarbeitungsprozessen und den Systemen, die im Unternehmen genutzt wurden.
- Übersichtliche Visualisierung: Aus den gewonnenen Daten erstellte ich ein umfassendes VVT sowie eine leicht verständliche IT-Landschaftskarte des Unternehmens.
- Umfangreiches Löschkonzept: Auf Wunsch erstellte ich für das Unternehmen ein Löschkonzept anhand meiner in der Praxis vielfach erprobten Methodik.
Das Ergebnis:
Anna Cardillo erhielt somit umfassende und übersichtliche Grundlageninformationen. Diese ermöglichten ihr:
- Direkter Start in die Datenschutzberatung: Anna konnte die gewonnene Zeit nutzen, um sich auf die strategische Beratung und die Entwicklung maßgeschneiderter Datenschutzlösungen zu konzentrieren.
- Effizientere Kundenbearbeitung: Durch die detaillierten Vorarbeiten hatte Anna eine Basis, die ihr erhebliche Arbeitszeit sparten und eine schnellere und fundiertere Bearbeitung der datenschutzrechtlichen Anforderungen ihrer Kunden ermöglichten.
Meine Rolle: Datenschutz-Manager
Erstellung einer Übersicht der Verarbeitungen im Datenschutzmanagementsystem sowie einer IT-Landschaftskarte
Ada Dörfler, Legal Counsel/ Datenschutzmanagerin bei Blume 2000
„„
Die Herausforderung: Als neue Datenschutzbeauftragte bei Blume 2000 stand Ada vor der Aufgabe, sich rasch einen umfassenden Überblick über die Verarbeitungen personenbezogener Daten und die eingesetzten Systeme zu verschaffen. Das vorhandene Datenschutzmanagementsystem (DSMS) erwies sich jedoch als unübersichtlich, was die Identifizierung vorhandener Verarbeitungstätigkeiten, deren Bearbeitungsstand und bestehender Lücken erheblich erschwerte. Zudem fehlte eine zentrale Übersicht über die IT-Systemlandschaft und die darin gespeicherten Daten.
Das Ziel: Ada benötigte dringend eine klare Übersicht über Daten und Systeme, um sich effizient einzuarbeiten und auf dieser Basis eine fundierte datenschutzrechtliche Beratung leisten zu können.
Die Lösung: Strukturierte Analyse und visuelle Klarheit in kürzester Zeit
Mithilfe meiner bewährten Vorlagen konnte ich Ada in kürzester Zeit maßgeblich unterstützen:
- Analyse und Strukturierung des DSMS: Das vorhandene DSMS wurde detailliert analysiert. Daraus entstand ein klar strukturiertes Inhaltsverzeichnis, das die Verarbeitungstätigkeiten mit allen relevanten Inhalten und fehlenden Informationen auf einen Blick visualisierte. Ergänzend lieferte ich Kommentare zu fehlenden Daten sowie allgemeine Empfehlungen für Aufbewahrungs- und Löschfristen mit nachvollziehbaren Begründungen.
- Übersichtliche Visualisierung: Durch gezielte Fachbereichsinterviews und Abstimmungen mit der IT-Abteilung wurde eine umfassende IT-Landschaftskarte des Unternehmens erstellt.
Das Ergebnis:
Innerhalb kürzester Zeit verfügte Ada über umfassende und übersichtliche Grundlageninformationen, die ihre Einarbeitung erheblich beschleunigten und eine solide Basis für ihre datenschutzrechtliche Beratung bildeten. Die erstellte IT-Landschaftskarte diente ihr zudem als wertvolle Orientierungshilfe im neuen Unternehmen und als Fundament für die Beantwortung datenschutzbezogener Fragen.
Zertifizierte Datenschutzauditorin
Zertifizierte Datenschutzbeauftragte