Der DSGVO-Check.

Seit Januar 2025 ist das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) in Kraft. Die wohl meistdiskutierte Änderung: Die Verkürzung der Aufbewahrungsfristen im Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO). Doch was auf dem Papier nach weniger Aktenbergen klingt, entpuppt sich in der Praxis oft als komplexes Chaos.

In diesem Blog-Artikel erfahren Sie, warum die neuen Fristen tückisch sind und wie Sie dennoch eine rechtssichere Löschstrategie entwickeln.

1. Die Theorie: Was hat sich geändert?

Bisher galt für die meisten steuerlich relevanten Unterlagen die „magische 6 oder 10“. Das BEG IV hat dies nun aufgeweicht. Wir haben es seit 2025 mit einer Dreiteilung zu tun:

  • 10 Jahre: Bilanzen, Inventare, Jahresabschlüsse und Organisationsunterlagen.

  • 8 Jahre: Buchungsbelege (Rechnungen, Kassenbons, Kontoauszüge).

  • 6 Jahre: Handelsbriefe (E-Mails, Faxe, Angebote, Mahnungen).

Nun gibt es also statt zwei seit 2025 𝗱𝗿𝗲𝗶 𝘂𝗻𝘁𝗲𝗿𝘀𝗰𝗵𝗶𝗲𝗱𝗹𝗶𝗰𝗵𝗲 𝗔𝘂𝗳𝗯𝗲𝘄𝗮𝗵𝗿𝘂𝗻𝗴𝘀𝗳𝗿𝗶𝘀𝘁𝗲𝗻. Von Entlastung kann somit keine Rede sein.

Schauen wir uns als Erstes die Aufbewahrungsfristen und die dahinterliegenden Dokumente einmal genauer an:

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AKTUELLE AUFBEWAHRUNGSFRISTEN

  • 𝟭𝟬 𝗝𝗮𝗵𝗿𝗲 für Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte, die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen sowie sonstige Organisationsunterlagen.
  • 𝟴 𝗝𝗮𝗵𝗿𝗲 für Buchungsbelege.
  • 𝟲 𝗝𝗮𝗵𝗿𝗲 für Handelsbriefe und Wiedergaben abgesandter Handelsbriefe sowie sonstige Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind.

Ich denke, die Dokumente für die 10-jährige Aufbewahrungsfrist sind klar. Aber wie sieht es mit den beiden anderen aus? Anbei eine Definition:

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DEFINITION DER DOKUMENTE

  • Ein Buchungsbeleg (8 Jahre) ist ein Dokument, das als Nachweis für eine finanzielle Transaktion dient. Er dokumentiert einen abgeschlossenen Geschäftsvorfall, wie z. B. eine Zahlung oder einen Kauf. Es ist im Grunde der „Beweis“ für eine Buchung in der Buchhaltung eines Unternehmens.
  • Handelsbriefe (6 Jahre) umfassen jede empfangene Korrespondenz, die sich mit der Vorbereitung, Durchführung oder Rückgängigmachung eines Geschäfts oder Handelsgeschäftes beschäftigt. Das können nicht nur klassische Briefe, sondern auch E-Mails, Faxe, Telegramme usw. sein. Ein Handelsbrief dient der Kommunikation im Rahmen der Anbahnung, Durchführung oder Abwicklung eines Geschäfts.

Zusammengefasst:

  • Buchungsbelege sind quasi die „Quittungen“ für abgeschlossene Geschäftsaktionen.
  • Handelsbriefe hingegen beinhalten den Austausch von Informationen und Vereinbarungen rund um diese Aktionen.

Leider herrscht bei der Zuordnung einiger Buchhaltungs-Dokumente zu „Buchungsbelegen“ oder „Handelsbriefen“ viel Unsicherheit unter Datenschutz-Experten.

Daher hier meine Einschätzung:

EINORDNUNG DER DOKUMENTE

    • Bestellung (= Handelsbrief)
    • Aufträge, einschließlich Änderungen und Ergänzungen (= Handelsbrief)
    • Angebote, die angenommen wurden (= Handelsbrief)
    • Auftragsbestätigungen (= Handelsbrief)
    • Informationen rund um Lieferungen (= Handelsbrief)
    • Versandanzeigen (= Handelsbrief)
    • Frachtbriefe (= Handelsbrief)
    • Lieferschein (= Handelsbrief)
    • Vertragsunterlagen zur Transaktion (= Handelsbrief)
    • Reklamationen (= Handelsbrief)
    • Mahnungen (= Handelsbrief)
    • Rechnungen (= Buchungsbeleg, s. Begründung unten)
    • Kassenbons (= Buchungsbeleg)
    • Kontoauszüge (= Buchungsbeleg)

BEACHTEN SIE AUCH DIE RECHNUNGEN

Schauen wir uns z.B. die Rechnung an:

  • Ob eine Rechnung ein Handelsbrief (= 6 Jahre Aufbewahrung) oder ein Buchungsbeleg (= 8 Jahre Aufbewahrung) ist, wird von vielen Experten unterschiedlich interpretiert.
  • Schauen wir uns § 14b UStG an (Aufbewahrung von Rechnungen), dann müssen Rechnungen 8 Jahre aufbewahrt werden. Somit fällt die Rechnung in die Aufbewahrungsfrist der Buchungsbelege.

2. Die Stolperfallen: Warum weniger nicht immer mehr ist

Kommen wir nun zurück zu den neuen drei Aufbewahrungsfristen – weniger Daten, mehr Speicherplatz? Vorsicht! Wer jetzt voreilig Löschfristen in den Systemen kürzt, übersieht oft drei wesentliche Risiken:

  • Widersprüchliche Gesetze: Das Geldwäschegesetz oder branchenspezifische Regeln fordern oft weiterhin längere Fristen.

  • Steuerliche Risiken: Bei Verdacht auf Steuerhinterziehung kann das Finanzamt bis zu 10 Jahre rückwirkend prüfen. Fehlen dann die Belege, drohen empfindliche Nachzahlungen.

  • Technische Komplexität: In großen Unternehmen sind Löschprozesse über Schnittstellen vernetzt. Eine Verkürzung in System A kann unbeabsichtigte Löschungen in System B auslösen, die rechtlich gar nicht zulässig wären.

3. Die DSGVO-Wirklichkeit: Was tun bei pauschaler Speicherung?

Hand aufs Herz: Die systemtechnische Trennung in 6, 8 und 10 Jahre ist für die meisten IT-Abteilungen ein Albtraum. Viele Unternehmen entscheiden sich daher aus Sicherheitsgründen für eine pauschale 10-jährige Aufbewahrung.

Das rechtliche Problem:

Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (BEG IV, HGB, AO) fehlt die ursprüngliche Rechtsgrundlage. Eine weitere Speicherung müsste auf Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO (berechtigtes Interesse) gestützt werden – und hier liegt die Herausforderung.

Denn der EuGH fordert für Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO eine detaillierte Interessenabwägung in drei Stufen:

DREISTUFIGE INTERESSENABWÄGUNG

Der EuGH fordert für Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO eine detaillierte Interessenabwägung in drei Stufen. Anbei, was dies in unserem Fall bedeutet:

  1. Berechtigtes Interesse: Ja, technische und wirtschaftliche Gründe sprechen gegen eine hochkomplexe Dreiteilung.

  2. Erforderlichkeit: Ja, eine differenzierte Löschung ist oft mit zumutbaren Mitteln nicht erreichbar.

  3. Abwägung: Hier siegt meist die Vernunft: Die Grundrechte einer Person werden kaum verletzt, wenn eine Auftragsbestätigung zwei Jahre länger gespeichert wird.

FAZIT

Pragmatismus schlägt Perfektionismus

Meine Meinung: Gerade bei diesen Datenarten sehe ich hier wenig Konfliktpotenzial. Sie müssen die Verkürzung durch das BEG IV nicht einfach hinnehmen und hier sinnlose Prozesse und Löschungen einführen, die nicht zielführend sind. Sie können weiterhin 10 Jahre aufbewahren, solange Sie dies gut argumentieren und dokumentieren.

Meine Empfehlung: Bleiben Sie bei den bewährten 10 Jahren für den gesamten Buchhaltungskomplex, aber dokumentieren Sie die Interessenabwägung sauber in Ihrem Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT). Das schont die Nerven Ihrer IT, Ihr Budget und sollte jeder Prüfung standhalten.

Hier geht es zum Vierten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV).

Machen Sie jetzt Schluss mit unsicherem Datenschutz-Wissen.

So gehen wir den nächsten Schritt gemeinsam:

Hat Ihnen dieser Impuls geholfen, oder raucht Ihnen bei dem Thema jetzt erst recht der Kopf? Keine Sorge, Sie müssen das Datenchaos nicht allein sortieren.

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